Lediga jobb som Förvaltningsassistent i Karlstad

Vill du vara med och säkerställa ordning, struktur och god service i verksamheter med stort samhällsuppdrag? Vi söker nu en noggrann och serviceinriktad förvaltningssekreterare som trivs i en central roll med många kontaktytor.

Vård- och omsorgsförvaltningen och kultur- och fritidsförvaltningen söker tillsammans efter en förvaltningssekreterare som kommer att stötta båda förvaltningarna i arbetet med att registrering och utlämnande av allmänna handlingar hanteras korrekt och rättssäkert

Arbetsuppgifter
Du ger båda förvaltningarna stöd i frågor gällande våra diarier. I arbetsuppgifterna ingår bland annat registrering i kommunens dokument- och ärendehanteringssystem Lex, se till att beslutad gallring utförs, ansvar för förvaltningsbrevlådorna, arkivering av avslutade ärenden och posthantering. Du arbetar självständigt med att göra sekretessbedömningar och lämna ut allmänna handlingar till allmänheten. Rollen som förvaltningssekreterare innebär att säkerställa ordning, reda och god struktur i verksamheterna.  

Tjänsten är delad mellan de två förvaltningarna och du kommer ha kollegor att samarbeta med i respektive förvaltning. På vård- och omsorgsförvaltningen kommer du att hantera många ärenden med sekretess medan du på kultur- och fritidsförvaltningen kommer att hantera många ärenden kopplade till föreningsbidrag, stöd och stipendier. 

Kvalifikationer
Du har högskoleutbildning inom statsvetenskap, offentlig förvaltning, informations-/arkivvetenskap eller annan relevant utbildning som arbetsgivaren bedömer likvärdig. Du har kunskaper om lagar och förordningar inom offentlig förvaltning såsom tryckfrihetsförordningen, offentlighets- och sekretesslagen, förvaltningslagen och kommunallagen. Du har goda kunskaper och stor vana av att arbeta i administrativa system. Du är en flexibel och serviceinriktad person med hög noggrannhet och ett tydligt lösningsfokus. Du arbetar självständigt och har god förmåga att prioritera. Vidare har du god samarbetsförmåga och uttrycker dig väl i både tal och skrift.  Erfarenhet av liknande arbete inom kommunal verksamhet är meriterande men inget krav. I urvalsprocessen kommer stor vikt att läggas vid dina personliga egenskaper. 

Varmt välkommen med din ansökan!

När du söker jobb hos oss kommer du att få ange ditt CV samt svara på ett antal frågor där vi ber dig beskriva din kompetens inom efterfrågat område. Det innebär att du inte ska bifoga ett personligt brev som en del av din ansökan. 

 

Kultur- och fritidsförvaltningen ansvarar för kommunens bad- och idrottsanläggningar, fritidsgårdar, parklekar, bibliotek, och konst i offentlig miljö. Vi driver Alsters herrgård – Gustaf Frödings minnesgård, teaterbiografen Arenan, Skaparverkstan, Ungdomens hus och Seniorernas hus. 

Våra cirka 240 medarbetare skapar goda förutsättningar för idrotten, kulturen och föreningslivet. 

Kultur- och fritidsförvaltningens stab är en stödjande och styrande funktion till nämnden, förvaltningsledningen och förvaltningens verksamheter i frågor som rör stabens ansvarsområden. Staben deltar även i koncernövergripande nätverk och arbetsgrupper som arbetar tillsammans med koncernövergripande frågor. Stödet sker bland annat genom utredningar, projektsamordning, samt i att säkerställa att lagar, policyer och andra styrdokument följs. Staben ger stöd i kommunikationsfrågor, ekonomi- och personalfrågor samt sköter förvaltningens diarium. 

Om Karlstads kommun

Vård- och omsorgsförvaltningen är en förvaltning med fokus på utveckling och nytänk, vilket bland annat syns genom att vi i flera år varit modellkommun för välfärdsteknik inom Sverige. I förvaltningen arbetar runt 2 000 medarbetare inom vårdboenden, trygghetsboenden, hemtjänst, funktionsstöd, hälso- och sjukvård samt på vårt biståndskontor. Det är viktiga jobb där vi gör skillnad på riktigt. Vårt mål är att alltid ge professionell personcentrerad vård och omsorg.


Vill du vara med och skapa framtidens Karlstad? Hos oss i koncernen Karlstads kommun kan du göra skillnad på riktigt. Här är varje medarbetare en viktig del i helheten och tillsammans hjälps vi åt att förverkliga vår vision om "Ett bättre liv i Solstaden". Kom och väx med oss!


Övrig information

För att kvalitetssäkra rekryteringsprocessen och förenkla kommunikationen med våra sökande ber vi dig skicka in din ansökan via våra rekryteringssystem och inte via e-post eller pappersformat. Vi undanber oss alla erbjudanden om annonserings- och rekryteringshjälp i samband med denna annons.


Har du skyddade personuppgifter ska du inte registrera dina ansökningshandlingar i vårt rekryteringssystem och inte heller skicka in dem via e-post. Vänd dig istället till kommunens växel 054-540 00 00 för vidare hantering. Visa mindre

Vill du vara med och skapa framtidens Karlstad? Hos oss i koncernen Karlstads kommun kan du göra skillnad på riktigt. Här är varje medarbetare en viktig del i helheten och tillsammans hjälps vi åt att förverkliga vår vision om "Ett bättre liv i Solstaden". Kom och väx med oss!


Barn- och ungdomsförvaltningen ansvarar för förskola och skola för cirka 13 200 barn och elever och är kommunens största förvaltning med drygt 2 400 medarbetare. Vi har förskolor, familjedaghem, öppna förskolor, förskoleklasser, grundskolor, grundsärskolor, fritidshem och kulturskola och arbetar även med barn- och elevhälsofrågor. Vi rustar barnen för framtiden.



Beskrivning
Är du intresserad av arbete i en politisk styrd organisation? Tycker du det är givande att arbeta med frågor som berör demokrati och förvaltning? Då kan du vara den vi söker till rollen som förvaltningssekreterare!

I Karlstads kommun får du utvecklas tillsammans med professionella kollegor som vill göra skillnad redan idag.

Du kommer att ingå i den administrativa avdelningen på barn- och ungdomsförvaltningens stab som arbetar med administration, utredning, juridik, systemförvaltning och stödprocesser. Vår arbetsplats ligger i Karolinen i centrala Karlstad, där vi erbjuder nyrenoverade trevliga lokaler. Vi levererar hög kvalitet, stöttar varandra och ser till att vi mår bra och har roligt på jobbet.

Arbetsuppgifter
Som förvaltningssekreterare hos oss är du ett administrativt stöd till barn- och ungdomsförvaltningens stabsorganisation. Du är med och skapar förutsättningar för att underlätta det dagliga arbetet och du bidrar till att vi arbetar rättssäkert, effektivt och med kvalité. Du kommer att vara huvudregistrator för myndighetens handlingar samt ansvara för myndighetens diarium. I ditt uppdrag ingår också att ansvara för nämndprocessen, föra protokoll vid central samverkan med fackliga organisationer och kommunens samverkansgrupp för Barn och unga, tillsammans med nämndsekreteraren.

Du behöver ha kunskap om offentlighet och sekretess. Detta för att kunna klara av att hantera begäran om allmänna handlingar samt kunna hålla utbildningar inom området.

Kvalifikationer
Vi söker dig som har en högskoleutbildning inom något av dessa områden: statsvetenskap, rättsvetenskap, offentlig förvaltning, dokument- och informationshantering eller liknande utbildning som arbetsgivaren bedömer likvärdig. Vi ser gärna att du har erfarenhet av den offentliga processen och god kunskap om de lagar och förordningar som styr offentlig verksamhet. Det är meriterande om du har arbetat i en politiskt styrd organisation och har erfarenhet av administrativt och/eller serviceinriktat arbete.

För att lyckas i uppdraget gillar du att ta ansvar, ligga steget före och ha en god problemlösningsförmåga. Vi ser att du har en hög servicekänsla, är noggrann och tillmötesgående i ditt bemötande. Som person är självgående, förstår vikten av att tidsramar hålls och arbetar strukturerat. Du behöver vara flexibel och ha lätt för att anpassa dig till ändrade omständigheter. I din roll kommer du att samarbeta med andra och då är det viktigt att du gör det på ett lyhört och smidigt sätt.

Vi vill att du har god datorvana och digital kompetens. Att du kan uttrycka dig väl i tal och skrift samt att du kan formulera dig på ett tydligt sätt som fångar sammanhanget och gör det förståeligt för lyssnaren/läsaren. 


Vår kultur är att ha roligt samtidigt som vi utför vårt uppdrag med professionalitet – Hoppas att du vill vara en del av oss! Vi fäster stor vikt vid dina personliga egenskaper.

Provanställning kan komma att tillämpas.
Intervjuer kan komma att påbörjas löpande under pågående ansökningstid.

För att kvalitetssäkra rekryteringsprocessen och förenkla kommunikationen med våra sökande ber vi dig skicka in din ansökan digitalt och inte via e-post eller pappersformat. Vi undanber oss alla erbjudanden om annonserings- och rekryteringshjälp i samband med denna annons. Visa mindre

Om tjänsten

Arbetsuppgifterna innefattar bland annat att supportera förtroendevalda, upprätta och utforma av ärendelistor samt föra protokoll vid kyrkorådets arbetsutskott, kyrkoråd och kyrkofullmäktige. På så vis säkerhetsställer du arbetsgången i besluts- och beredningsprocesser rörande Svenska kyrkans demokratiska organisation.

Hos oss kommer du också att ha övergripande ansvar för dokumenthanteringsplan och arkiv, vilket omfattar en mängd dokument och handlingar. Dina arbetsuppgifter blir att säkerhetsställa att kyrkans arkiv uppfyller lagliga och etiska krav för hantering och bevaring av historiska dokument, samt utarbeta riktlinjer, strukturera och vägleda i arkiv- och diariefrågor.

Vi söker dig som delar Svenska kyrkans värderingar och som är genuint intresserad av att jobba i och lära dig mer om vår organisation. Du har kunskap om arkivhantering och har ett arbetssätt som präglas av en god dos serviceanda. Vi erbjuder en öppen och inbjudande arbetsplats med möjlighet till personlig utveckling och god möjlighet till friskvård. Detta är en ny tjänst som kommer att tillhöra den administrativa enheten och arbete på kvällar och helger kan förekomma.

Svenska kyrkan är en historisk och mångfacetterad institution med ett rikt arv av dokumentation och kulturellt värdefullt material. Vi är dedikerade till att bevara, utveckla och förvalta detta arv för framtida generationer och söker nu dig som vill driva detta arbete hos oss på Karlstads pastorat!

Om dig

Vi söker dig som har

- Har erfarenhet av ärendeberedning och utforma protokoll.

- Har god erfarenhet av att hantera administrativa system.

- Relevant utbildning eller arbetslivserfarenhet inom administration, dokumenthantering eller arkivering.

Det är meriterande om du har

- Kunskap om Svenska kyrkans demokratiska organisation.

För att lyckas i rollen har du följande personliga egenskaper:

- Du är strukturerad och har ett öga för detaljer. Du är duktig på att avväga vad som är viktiga detaljer och inte.

- Du är serviceinriktad och får energi av att omge dig med andra människor i ditt arbete. Du gillar att hjälpa och lära andra.

- Du har en god kommunikativ förmåga vilket gör att du kommunicerar på ett tydligt och pedagogiskt sätt.

- Du har ett stort engagemang för bevarande av kulturellt och historiskt material.

- Du gillar att arbeta i team och är lyhörd för andras tankar.

- Vi lägger stor vikt vid personlig lämplighet

Om oss

Karlstads pastorat består av fem församlingar, tre i staden och två på landsbygden. Det finns också en kyrkogårdsförvaltning och en gemensam administration. Karlstads pastorat leds av domprosten och vi är ca 200 medarbetare och drygt 100 förtroendevalda. Inom den administrativa enheten arbetar vi med bland annat bokning, ekonomi, lön, IT, HR, kommunikation och fastighetsfrågor.

Just nu genomgår hela pastoratet Regnbågsnyckeln - en certifiering i HBTQI+-frågor. Karlstad är en rik kulturbygd med bland annat eget operahus, närhet till Musikhögskolan Ingesund samt Kantorsutbildningen vid Geijerskolan i Ransäter.

Om rekryteringsprocessen

I den här rekryteringen samarbetar vi med Testhuset där alla rekryteringskonsulter är certifierade enligt DNVs (https://www.dnv.com/se/services/certifierad-rekryterare-iso-10667-och-arbetspsykologiska-tester-56338)
standard samt arbetar med fördomsfri rekrytering. Med hjälp av kapacitetstester och personprofilanalyser genomför Testhuset en objektiv bedömning på hur du kan komma att hantera dina nya arbetsuppgifter hos oss och samtidigt minimera risken för diskriminering och särbehandling.

Om du har frågor är du välkommen att kontakta Bengt Libäck på telefon 070 594 72 77eller Johanna Högeryd på 072 310 29 72.

Välkommen in med din ansökan senast 17 mars. Visa mindre

Vill du vara med och skapa framtidens Karlstad? Hos oss i koncernen Karlstads kommun kan du göra skillnad på riktigt. Här är varje medarbetare en viktig del i helheten och tillsammans hjälps vi åt att förverkliga vår vision om hållbar tillväxt och god livskvalitet. Kom och väx med oss!


Barn- och ungdomsförvaltningen ansvarar för förskola och skola för cirka 13 200 barn och elever och är kommunens största förvaltning med drygt 2 400 medarbetare. Vi har förskolor, familjedaghem, öppna förskolor, förskoleklasser, grundskolor, grundsärskolor, fritidshem och kulturskola och arbetar även med barn- och elevhälsofrågor. Vi rustar barnen för framtiden.



Beskrivning
Vill du arbeta hos oss på barn- och ungdomsförvaltningens administrativa avdelning som förvaltningsassistent? Du kommer att vara en viktig del av vårt serviceinriktade stöd till chefer och medarbetare på den centrala förvaltningen.

Arbetsuppgifter
Du kommer på den administrativa avdelningen att vara ansvarig för den centrala förvaltningens beställningar, attestering av fakturor samt uppföljning och säkerställande av korrekt leverans. Du kommer också vara förvaltningens kontaktperson mot olika servicefunktioner så som cykel- och bilservice samt fastighetsansvarig när det gäller felanmälningar. Övriga administrativa uppgifter som ingår i tjänsten är bland annat att vara mötessekreterare, svara i förvaltningstelefonen, postöppning, konferens- och mötesbeställningar samt diverse andra serviceuppgifter. Du kommer också att arbeta som arkivassistent på uppdrag av förvaltningens arkivsamordnare.  


Kvalifikationer
Utbildning och erfarenhet:

- Vi söker dig som har relevant utbildning och erfarenhet som arbetsgivaren finner lämplig.
- Utbildning i arkivkunskap är meriterande.
- Erfarenhet av att arbeta med stöd- och serviceinriktad verksamhet i offentlig sektor är meriterande.

Du är strukturerad och noggrann och har förmåga att arbeta i komplexa sammanhang. Du kan ha många bollar i luften samtidigt som du slutför arbetsuppgifter och levererar goda resultat. Det är viktigt att du kan arbeta såväl självständigt som tillsammans med dina kollegor. Du vill vara spindeln i nätet på den centrala förvaltningen, har en positiv inställning och är lyhörd för medarbetarnas behov.

Är du dessutom en person som trivs med att ha ett varierande och utmanande arbete och har ett stort intresse för offentlig verksamhet, är du varmt välkommen med din ansökan.

Vi lägger stor vikt vid personlig lämplighet


Övrigt
Vi erbjuder dig en arbetsplats med en stor mängd samlad erfarenhet i arbetsgruppen där barn och elevers bästa är i fokus. Flexibel arbetstid och goda friskvårdsmöjligheter.





För att kvalitetssäkra rekryteringsprocessen och förenkla kommunikationen med våra sökande ber vi dig skicka in din ansökan digitalt och inte via e-post eller pappersformat. Vi undanber oss alla erbjudanden om annonserings- och rekryteringshjälp i samband med denna annons. Visa mindre

Brinner du för service och kontakten med kunder? Vill du arbeta på ett nyskapande bostadsbolag som kännetecknas av en framåtsträvande och hjälpsam kultur? Vi söker nu en förvaltningsassistent till vårt engagerade gäng med kontor i centrala Karlstad!
Förvaltningsassistenten är den person som lägenhetssökande eller ny hyresgäst först möter vid kontakten med Willhem. I din roll är du hyresgästens kontaktperson när det gäller praktiska frågor kring boendet. Din huvuduppgift är att under ledning av en fastighetsförvaltare och i nära samarbete med dina kollegor vårda och utveckla våra relationer med hyresgästerna.
I dina arbetsuppgifter ingår:
Uthyrning av lägenheter, förråd, P-platser samt garage
Visning av lägenheter
Administrera uppsägningar, andrahandsuthyrningar och lägenhetsbyten
Nyckelhantering
Hantera störnings- och inkassoärenden
Upprätthålla kundtjänst genom omhändertagande av besök på vårt lokalkontor
Svara på våra hyresgästers frågeställningar kring sitt boende
Upprätta information till hyresgäster och informera om Willhems hemsida
Assistera förvaltaren i övrig kontorsadministration

Utbildning och erfarenhet
Vi söker dig som har gymnasieutbildning. Eftergymnasiala studier och/eller erfarenhet från liknande arbete är meriterande. Du bör ha vana av att arbeta i verksamhetssystem. Körkort är ett krav.
Personliga egenskaper
Du är en god administratör som trivs med att ta ansvar och har ett strukturerat arbetssätt. Som person är du en problemlösare och kan alltid hålla en hög servicegrad. Du är social och brinner för kontakten med människor. Du kommer att vara en del av ett team som har målet att leverera högsta kvalitet till våra hyresgäster!
Ansökan
Välkommen med din ansökan via formuläret nedan, senast den 9 augusti. Vid frågor kring tjänsten kontakta Fastighetsförvaltare Ulf Hasselheim på tel 054-7000 764 eller via mail [email protected]
Tillträde: December 2020 eller enligt överenskommelse
Arbetstid: Heltid
Lön: Fast lön
På Willhem jobbar vi för att både hus och människor ska må bra. Som ett av de ledande bostadsbolagen i Sverige tror vi på idén om ett boende som människor längtar och vill hem till. Vi är ett företag med långsiktiga ambitioner för såväl kunder och fastigheter som för våra medarbetare. Nya idéer inom strategiska utvecklingsområden som hållbar utveckling och digitalisering ska bidra till ambitionen att vara ett ovanligt nyskapande bostadsbolag som ska sätta ett avtryck i branschen. Ägare är Första AP-fonden.
Dela Dela E-post Länk Visa mindre